El virus obligó a detener toda actividad económica de un día para otro. Algunas empresas se adaptaron fácilmente, pero otras, por su propia naturaleza, se encontraron con grandes vacíos legales. ¿Cómo seguir operando de forma telemática? La respuesta está en el proceder de juntas y consejos.
El Gobierno contempló muchos supuestos en el Real Decreto del mes de marzo, y uno de ellos fue el proceder de los órganos de sociedades.
Hoy en MÁSMÓVIL Negocios repasamos lo que recoge la ley en relación a estas celebraciones empresariales, ahora que se el Ejecutivo ha decidido extender la excepción hasta final de año.
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Adaptación al contexto
El modelo de negocio se puede adaptar, los contratos se pueden aplazar o actualizar, las negociaciones se pueden dilatar hasta encontrar una salida futura. Las empresas han hecho todo tipo de esfuerzos por salir adelante esquivando dificultades.
Pero hay ciertos trámites que ni se pueden detener ni pueden realizarse de forma telemática. O al menos así era hasta que el Gobierno decidió contemplar una serie de medidas en el paquete de actualizaciones legales del inicio de la cuarentena.
Juntas y consejos de las grandes sociedades pasaban a poder realizarse a través de retransmisiones streaming. Y no solo en términos de recursos, cosa solucionable desde un inicio. Sino también desde el punto de vista del amparo legal.
Hasta antes de la cuarentena era el artículo 182 de la Ley de Sociedades de Capital la que contemplaba la posibilidad de asistir a una junta de accionistas de manera telemática. El texto solo hacía referencia a las Sociedades Anónimas, pero el contexto invitó a actualizarlo.
El único requisito pasaba por que la empresa en cuestión previera en sus estatutos la posibilidad de asistencia y voto a distancia.
La llegada del coronavirus
El pasado 17 de marzo pasó a actualizar la cuestión recogiendo una norma que permitía a las empresas realizar juntas y otros actos de órganos de manera telemática, incluso a aquellas que no contemplaban dicha práctica en sus estatutos.
Así, las sesiones de los órganos de gobierno y administración podían empezar a celebrarse por videoconferencia siempre y cuando se asegurase la autenticidad y la conexión plurilateral y en tiempo real de los asistentes.
En estos casos la reunión se entendía como celebrada en domicilio social, a todos los efectos ya conocidos por las compañías.
La otra opción consistía en que la adopción de los acuerdos contemplados en los órganos pudiera darse mediante votación por escrito y sin necesidad de una sesión. Esto siempre que el presidente lo decida, y que al menos dos miembros del órgano lo soliciten.
Prolongación de la norma
El pasado mes de junio el Gobierno decidió extender los efectos de lo recogido en el Real Decreto hasta el próximo 31 de diciembre. De esta manera, las empresas ya no se ven forzadas a acelerar procesos.
"Los procedimientos telemáticos han ganado fuerza durante la pandemia y hemos comprobado aquello en lo que ya veníamos insistiendo: es posible hacer las cosas de otra manera", aseguraba Rafael Sainz de Rozas, Director General de Justicia del Gobierno de Navarra.
Ahora bien, pese a ya estar recogido en la ley, muchas empresas todavía no saben exactamente qué pasos deben seguir para continuar con sus procesos internos diarios.
El proceso telemático
Se trata de una traslación casi literal del trámite convencional, pero realizado a distancia con las herramientas necesarias para ello. Lo primero ha de ser pasar lista a los miembros presentes en la videollamada y posteriormente levantar acta. ¿Cómo?
"Si antes los que acudían a la reunión tenían que firmar el listado de asistentes, ahora lo que se hace es, o bien mediante el certificado digital, o bien se envía el documento, se firma y se devuelve escaneado" explica Carlos Pavón, socio director de Gaula Abogados.
Lo más habitual es que mientras se lleva a cabo la reunión, uno de los participantes se dedique a escribir en el acta todos los puntos que se están tratando.
Es importante que el resto de los participantes se queden hasta el final, y que esperen a recibir este documento por mail o cualquier otra vía. Estos lo firman, y lo envían escaneado.
Con ello se cerciora legalmente que la reunión se ha ejecutado, no que los participantes están de acuerdo con alguno de los puntos expuestos durante la celebración.
¿Qué pasa con las juntas y consejos en caso de conflicto?
La disposición, en teoría, permite solucionar cualquier tipo de problema o desacuerdo vía retransmisiones streaming, pero los expertos recomiendan que en estos casos se opte por la solución física.
"Me encaja más que utilicen las reuniones telemáticas los negocios para aprobar unas cuentas o para sacar adelante cualquier otro aspecto referente a la actividad, que una sociedad dónde los socios no están conformes", añade Pavón.
No obstante, en una situación de conflicto, la empresa puede querer solucionar el problema presencialmente. En este supuesto, no es necesario que celebre en la oficina; basta con que todos estén de acuerdo con el lugar.
Es lo que en jerga jurídico empresarial se conoce como "Junta Universal". Si todos los miembros deciden que quieren celebrar la junta de accionistas en una casa, una cafetería o un bar, entonces pueden hacerlo.
Esta solución puede llegar a ser útil para que las empresas realicen los trámites necesarios para calcular el gravamen del Impuesto de Sociedades. Ante las quejas de las asociaciones, dicha declaración cabe presentarla también durante el mes de noviembre.
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