Un albarán se trata de un documento mercantil que justifica la entrega o la recepción de un producto o la realización de un servicio de una parte a otra.
Este escrito tan solo justifica la existencia de ese acuerdo, pero nunca el pago de un
producto o la prestación de un servicio. El albarán siempre lo realiza la persona que
envía el producto, mientras que el receptor firma ese documento una vez que le ha
llegado la mercancía. Además, existen diferentes tres tipos de albaranes, el albarán de entrega, el albarán de compra y el albarán de transporte.
Definición de albarán de entrega
El albarán de entrega es un documento muy útil para el emisor y el receptor de una
mercancía. El destinatario usa este documento para confirmar y tener un control
absoluto de los productos que recibe. Por su parte el emisor, emplea el albarán de
entrega para registrar que esa mercancía ha salido de su empresa y además, lo puede utilizar como comprobante legal de entrega.
Definición de albarán de compra
El albarán de compra es una nota de entrega del producto o servicio en cuestión que
firma la persona que recibe la mercancía. Normalmente esta modalidad de albarán
viene adjuntada a los productos que llegan al receptor y lo habitual es que esa firma se efectúe cuando se compruebe que no hay ningún error en el encargo.
Definición de albarán de transporte
El albarán de transporte es la copia que se le entrega al transportista de la mercancía. Este documento sirve para asegurar que los productos acordados se han entregado correctamente. Además, es un sistema de control del flujo de la mercancía.
¿Qué datos deben aparecer en un albarán?
En cualquier tipo de albarán siempre deben aparecer los datos básicos de la
transacción. Estos son el lugar y la fecha en la que se emite ese documento, la
dirección del emisor y del receptor y los datos fiscales de ambos.
También debe aparecer el lugar y la fecha de entrega de la mercancía y la forma de
transporte que se utiliza para enviarla. Además, este documento tiene que estar
asociado a una orden o número de pedido y debe figurar la firma de la persona que
recibe los servicios o la mercancía.
En ocasiones la información que aparece en los albaranes es variable y en función de
los datos que aparezcan se distinguen otros dos tipos:
- El albarán valorado que incluye el precio desglosado de cada mercancía, así como los descuentos que se aplican al mismo. También aparece especificado el IVA y el valor total de la transacción. Generalmente se cree que el albarán valorado debe ir acompañado de una factura, pero esto no es necesario.
- El albarán sin valorar en el que se detalla la cantidad exacta de los productos que forman parte de la transacción, acompañada de una descripción de los mismos. En este caso no aparecen aspectos económicos como su precio, pero este albarán si está acompañado de una factura.
