La sala de reuniones es un lugar clave para muchas empresas. En este sentido, tanto las grandes corporaciones como las pequeñas empresas ven en estos espacios una herramienta más para su correcto funcionamiento. Sin embargo, dependiendo precisamente de qué tipo de negocio estamos hablando, podemos disponer de un espacio más o menos grande o incluso de varios repartidos en las diferentes sedes de la empresa.
Estos requieren de cierta optimización y organización para ser del todo eficientes. Además, se deben evitar usos que no sean adecuados para los que están diseñados y tener claro su objetivo. Hoy en día, además, estas salas cuentan con más tecnología que nunca, lo que hace que sean más eficientes aún y faciliten las reuniones en remoto, con compañeros o clientes.
Aunque pueda parecer una sala más dentro de la empresa, lo cierto es que en este espacio pueden fraguarse acuerdos importantes o tomas de decisiones clave para una compañía. Por ese motivo conviene tener claros los objetivos pero, sobre todo, saber cómo optimizar la sala de reuniones para maximizar los resultados.
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Cómo mejorar y optimizar tu sala de reuniones
Toda la plantilla de la empresa debería tener acceso a ella siempre que se cumplan los objetivos para los que fue diseñada. No hay una norma escrita sobre esto; es decir, cada empresa puede establecer las suyas. Y es que en ocasiones se utiliza de forma errónea para trabajar, tomar un break o mantener conversaciones privadas. Esto provoca que otros trabajadores no puedan hacer uso de ella y por lo tanto se estará perdiendo el sentido de su uso.
Los usos de la sala de reuniones
Como decimos, para optimizar al máximo su uso se debe dejar claro desde el principio el uso de estas salas. Solo de este modo se evita que se usen para algo diferente.
Los usos más habituales son los siguientes:
- Reuniones informativas: reuniones internas sobre cualquier aspecto que concierne a la empresa.
- Reuniones de revisión: revisión de proyectos iniciados o de tareas que están en curso para el alcance de objetivos y que pueden implicar a varios departamentos.
- Reuniones de equipos: gestión del equipo y su operativa.
- Reuniones de negociación: generalmente con visitas, clientes, bancos y otras oportunidades de negocios.
- Reuniones de formación: formación interna a empleados en los diferentes departamentos.
- Reuniones de resultados: momento clave para medir los resultados obtenidos en las diferentes campañas.
- Reuniones de innovación: situación del mercado, avances en nuestro campo y cómo aplicarlo al futuro de la empresa.
- Reuniones de brainstorming: momento para poner ideas sobre la mesa que atañen a la colaboración de un grupo de empleados de uno o más departamentos.
Tecnología e instalaciones
Como hemos comentado anteriormente, la tecnología está cada vez más presente dentro de las empresas y esto también implica que la sala de reuniones esté equipada correctamente.
Los elementos clave en este espacio son una pantalla bien visible desde todos los ángulos y una pizarra blanca para anotar ideas, cálculos o mapas conceptuales. Existen pizarras interactivas que permiten almacenar lo escrito y compartirlo por correo u otros medios.
Los sensores de movimiento pueden ser importantes para encender o apagar las luces, algo que también se puede lograr también con la ayuda de un asistente virtual como Alexa o Google Assistant.
Otro elemento que puede ser clave es una pantalla exterior con las horas de reserva de la sala de reuniones. Esto optimiza mucho su uso y de un vistazo se sabe si hay franjas disponibles en el día, y evita confusiones y ahorra tiempo en las comunicaciones internas.
La conexión a Internet también es importante en este espacio Si no se cuenta con una salida múltiple para conectar los portátiles vía ethernet, tendremos que asegurarnos de que el Wi-Fi llega correctamente. Para esto, basta con disponer de los clásicos repetidores.
La importancia de la acústica
La acústica también juega un papel importante en la experiencia del público. Este punto es especialmente apropiado en estancias amplias o modernas con paredes de cristal. No hay nada más frustrante que no escuchar correctamente lo que el orador tiene que decir, mientras lee o hace declaraciones relevantes.
Tanto los techos como las superficies duras y planas son propensos a la reverberación, lo que da como resultado un sonido débil y apagado. Los problemas de audio también afectan la intimidad de las reuniones, ya que las conversaciones se escucharán en los pasillos o espacios adyacentes. Por este motivo, es necesario instalar correctamente los materiales de blindaje y transmisión del sonido.
Los extras de la sala de reuniones
Como decimos, cada sala de reuniones la que debe adaptarse a nuestras necesidades. Por tanto, no hay una norma escrita sobre lo que debe o no contener, si bien en este post repasamos algunos puntos que consideremos clave. En este sentido, elementos que no se consideran fundamentales pueden marcar la diferencia.
El catering puede ser uno de ellos. La posibilidad de tomar u ofrecer café o un tentempié puede resultar apropiado en muchas ocasiones. Lo mismo ocurre si queremos amplificar el sistema de sonido con altavoces o incluso domotizar toda la sala.
Por último, la elección del mobiliario es algo muy personal, pero en ocasiones las reuniones pueden durar horas y, por eso, la comodidad es clave. En este sentido, supondrá la diferencia entre una inversión de futuro o el ahorro puntual.
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