A la hora de gestionar las tareas de un proyecto cuentas con todo tipo de recursos y metodologías. Y si quieres controlar hasta el último aspecto del flujo de trabajo, deberías saber qué es y cómo hacer un diagrama de Gantt, una herramienta visual que te ayudará a cumplir todos tus objetivos. Descúbrelo en este post.
¿Qué es un diagrama de Gantt?
Hablamos de una herramienta visual que sirve para planificar, coordinar y hacer un seguimiento de tareas dentro de un proyecto. Su estructura es muy simple: en el eje vertical se colocan las actividades o tareas y, en el horizontal, las fechas.
También te puede interesar: Las mejores apps para gestionar equipos de trabajo
El resultado de su diseño es una especie de calendario con barras horizontales que muestran cuándo empieza y termina cada tarea, cuánto duran y cómo se solapan entre ellas.
Su origen se remonta a principios del siglo XX, cuando Henry Laurence Gantt, un ingeniero estadounidense, desarrolló este sistema para mejorar la eficiencia en la gestión de obras industriales.
Sin embargo, hoy el diagrama de Gantt es una herramienta de lo más útil para cualquier tipo de negocio, sin importar su tamaño o sector, ya que es una herramienta visual de lo más útil.
¿Para qué sirve un diagrama de Gantt?
¿Qué puedes hacer con un diagrama de Gantt? Lo cierto es que es un recurso muy versátil y que te puede servir para planificar el lanzamiento de un nuevo producto, organizar las campañas de marketing de tu empresa o controlar el flujo de trabajo de un proyecto.
Si alguna vez has sentido que pierdes de vista las tareas importantes o que tu equipo trabaja sin una dirección clara, saber cómo hacer un diagrama de Gantt puede marcar una diferencia real en tu día a día.
Cómo hacer un diagrama de Gantt
Lo primero es tener muy claro qué quieres planificar. Piensa en el objetivo que quieres (controlar un proyecto, preparar un lanzamiento…) y desglósalo en tareas concretas.
También te puede interesar: Qué es un diagrama de flujos y cómo utilizarlo en tu negocio
Una vez tengas la lista de tareas, define el orden lógico en el que deben ejecutarse. Algunas podrán hacerse en paralelo, pero otras dependerán de que se termine una anterior. Este paso es muy importante, porque un buen diagrama de Gantt muestra lo que se tiene que hacer, pero también cómo se relacionan las tareas entre sí.
A continuación, toca asignar fechas de inicio y fin para cada tarea. Aquí es donde realmente toma forma el diagrama. Las barras horizontales representarán la duración de cada actividad en una línea temporal, lo que te permitirá ver de un vistazo cómo se solapan los trabajos y si hay margen para posibles retrasos.
Ten en cuenta que en este punto es muy importante definir responsabilidades. Si en tu negocio sois varias personas trabajando en un mismo proyecto, conviene dejar claro quién se encarga de qué.
Por último, si quieres crear un diagrama de Gantt puedes usar una hoja de cálculo, aunque si vas a trabajar con muchos proyectos, lo más recomendable es utilizar herramientas como Trello con extensiones de Gantt, Asana, Notion o incluso Microsoft Project, dependiendo de tu presupuesto y necesidades.
Ejemplo de diagrama de Gantt
Por último, vamos a dejarte un ejemplo de diagrama de Gantt para algo muy habitual: lanzar un nuevo producto al mercado. Supongamos que en tu negocio estás preparando el lanzamiento de una nueva línea de cosmética con productos veganos. Has fijado la fecha de lanzamiento para dentro de tres meses, así que toca organizarse.
Las tareas principales podrían ser: desarrollo del producto, diseño del packaging, sesión de fotos, redacción de fichas de producto, creación de contenido para redes sociales, preparación del e-commerce, campaña de lanzamiento y logística de distribución.
Cada una de estas tareas tendrá una duración estimada y un responsable. Algunas se podrán hacer en paralelo, como la sesión de fotos, la redacción de textos o el packaging, pero otras necesitarán que una tarea previa esté terminada. Por ejemplo, no podrás lanzar la tienda online sin tener el contenido visual listo.
Cuando pongas todas esas tareas en un diagrama de Gantt, verás fácilmente cómo encajan en las 12 semanas que tienes por delante. Puede que descubras que necesitas más tiempo para algunas cosas o que hay semanas con demasiadas tareas solapadas, lo que te permitirá reajustar antes de que sea tarde.
Desde MASMOVIL NEGOCIOS esperamos haberte ayudado a entender qué es un diagrama de Gantt, cómo hacerlo y las posibilidades que ofrece esta herramienta visual.
