Todos los encargos o pedidos que reciba un negocio son importantes, pero ¿qué pasa cuando hablamos de uno de facturación elevada? En ese momento se plantea un dilema: ¿cómo reducir los riesgos asociados de impago? Es normal que nos invada la sensación de inquietud por si algo saliese mal. Afortunadamente existe el anticipo de facturas, y en este post repasamos cuándo conviene usarlo.
Hay formas de garantizar la venta de productos o la prestación de servicios al mismo tiempo que se garantiza que los proveedores tengan la misma seguridad financiera. Es muy habitual recurrir a solicitudes de anticipo, especialmente si el negocio requiere cierta inversión inicial. Pero para hacerlo, el proveedor necesita saber cómo contabilizar ese prepago.
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¿Qué es la factura de anticipo?
Una factura de anticipo es un documento firmado con un cliente para que realice un pago previo y parcial del montante total presupuestado en el trabajo a realizar.
Solicitar dinero por adelantado a un cliente es muy habitual y, de hecho, lo vemos muy menudo en nuestro día a día. Lo hacen la mayoría de los negocios con los lanzamientos muy esperados (caso de la PlayStation 5 o de muchos móviles de alta gama) o con reservas para banquetes de boda, por ejemplo.
La factura de anticipo es po tanto muy útil, ya que al cliente se le pide que pague por adelantado, pero no todo el total. Este prepago garantiza que el resto se abonará finalmente, y ello permitirá a la empresa cubrir los costes que se requiera. Y es que si solicitas un anticipo (normalmente entre el 30% y el 50% del valor total) el cliente sabe que, de cancelar el encargo, perderá esa cantidad.
Por ese motivo la prefacturación muchas veces conduce a un gran éxito en la realización de un proyecto, del mismo modo que el adelanto en la compra de una vivienda suele asegurar casi al 100% la compra de la misma.
Hay que tener en cuenta, no obstante, que al tratarse de un ingreso, este se presentará de una manera diferente al resto de ingresos, y debe ser registrado correctamente.
La factura de pago por adelantado funciona exactamente como una factura normal: es decir, el pago está incluido y el proveedor debe declarar el impuesto como IVA. Lo único diferente es que debe detallarse que es un prepago. Es decir, que estamos ante un pago parcial del montante total de los trabajos a realizar.
Después de vender el producto o brindar el servicio, llegará el momento de recibir el pago restante y crear una factura final. En este documento se deberá incluir tanto el saldo restante a pagar en el momento de la emisión de la factura como el importe cobrado en el mismo día como consecuencia del pago anticipado de la factura.
Para hacer esto, sigue estos pasos:
- Emitir una factura con el importe total de la operación y sus impuestos correspondientes.
- Indicar, a modo de cifras negativas, todos los anticipos que se hayan cobrado hasta la fecha de la emisión de la factura final.
¿Cuándo se pide el anticipo de factura?
No hay una norma escrita para responder a esta pregunta. Lo cierto es que dependerá del riesgo asociado que consideremos puede tener la ejecución de un proyecto sin estar asegurado en sus costes. El montante final será el que determine el nivel de riesgo que vas asumir y por tanto, cuándo y en qué porcentaje vas a solicitar al cliente un anticipo de factura.
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