La tecnología vuelve dependientes a negocios de cualquier sector, ya que ayuda a la hora de optimizar procesos. Por ese motivo, hoy más que nunca es indispensable reforzar la penalización de las prácticas ilegales en empresas. Un problema creciente en negocios y empresas es el Shadow IT: te contamos qué es y cómo evitar y gestionar esta práctica ilegal.
Qué es Shadow IT
El término Shadow IT hace referencia al uso de aplicaciones, software o dispositivos tecnológicos dentro de una empresa sin el conocimiento o aprobación del departamento de TI.
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El Shadow IT ocurre cuando los empleados adoptan herramientas tecnológicas externas para realizar su trabajo, al margen de los sistemas oficiales de la organización. No es un fenómeno nuevo, pero ha aumentado en los últimos años con el auge del trabajo remoto y la proliferación de soluciones tecnológicas accesibles.
Por ejemplo, muchos empleados suelen usar software de productividad porque consideran que les ayudan a realizar su trabajo de manera más eficiente. O el uso de servicios de almacenamiento como Google Drive o Dropbox, algo que puede parecer idóneo para compartir documentos y archivos con compañeros de trabajo. También es habitual que se instalen sistemas operativos sin licencia.
Todas estas prácticas, cuando no se notifican a la empresa, pueden suponer un grave problema al poner en riesgo la seguridad, la integridad de los datos y el cumplimiento normativo de la organización.
Los riesgos de Shadow IT
Usar herramientas no autorizadas, que no siempre cumplen con los estándares de seguridad de la empresa, puede desembocar en brechas de seguridad. Especialmente al usar productos sin licencia que se han descargado ilegalmente y se usan parches. Esto es, esencialmente, una puerta para ciberdelincuentes.
Además, se incumple así la normativa, algo que además puede conllevar graves consecuencias a tu organización. Las multas por usar software pirata pueden alcanzar los 280 000 € e incluir penas de prisión de hasta cuatro años para las personas responsables.
Por tanto, aunque pueda parecer inofensivo, el Shadow IT es una práctica muy peligrosa para tu negocio.
Cómo evitar el Shadow IT
Como decimos, el Shadow IT se da porque en la mayoría de casos los empleados recurren a herramientas externas para ser más productivos o suplir carencias de las soluciones tecnológicas actuales de la empresa. Por ese motivo es vital fomentar una cultura de transparencia, y que los empleados se sientan cómodos comunicando sus necesidades tecnológicas.
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Asimismo es importante saber qué herramientas o servicios hacen falta en tu negocio. Es importante que el departamento de TI lleve a cabo auditorías periódicas para identificar herramientas o dispositivos no autorizados que puedan estar en uso.
Por último, en el caso de detectar empleados que realizan prácticas shadow IT, el mejor consejo es amonestar y recordar que este tipo de prácticas ponen en peligro a toda la empresa.
Desde MASMOVIL NEGOCIOS esperamos haberte orientado respecto a los riesgos del Shadow IT y por qué es una práctica peligrosa en tu empresa, para que puedas poner en práctica las medidas oportunas para eliminar este problema.
