Llevar un control de un negocio implica estar informado al detalle de lo que ocurre en los diferentes departamentos. Solo así se pueden tomar decisiones estratégicas que respondan a unos objetivos con base en los resultados y la experiencia previa. Es ahí donde en muchas ocasiones entran los llamados informes de gestión.
Hay herramientas que devuelven una visión clara de la situación de la empresa: en este mismo blog hemos visto algunas como los informes de pérdidas y ganancias o el valioso recurso de una auditoría interna. Por su parte, el informe de gestión ofrece una información muy valiosa para tomar decisiones a corto, medio y largo plazo.
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¿Qué es un informe de gestión?
También conocido como informe administrativo o informe ejecutivo, es un documento que resume la información clave relacionada con el desempeño y la gestión de una empresa o departamento en un periodo específico —generalmente un trimestre, semestre o año fiscal—.
Este informe brinda una visión completa de las actividades y resultados, y puede abordar áreas como finanzas, operaciones, recursos humanos, ventas o marketing. Como todo reporte, puede variar en su alcance y profundidad según el propósito. Algunos se centran principalmente en los aspectos financieros; otros pueden abordar cuestiones estratégicas, de sostenibilidad o de cumplimiento normativo.
Su formato también puede variar, pero en general, este documento suele incluir:
- Resumen ejecutivo: proporciona una breve descripción de los aspectos más destacados y los resultados clave del periodo informado.
- Contexto y objetivos: describe el contexto en el que se desarrollaron las actividades y establece los objetivos y metas que se buscaban alcanzar en ese periodo.
- Desarrollo y ejecución de estrategias: se pueden incluir planes específicos, proyectos, iniciativas y decisiones estratégicas tomadas durante el periodo. Es fundamental explicar cómo estas estrategias se relacionan con los resultados obtenidos.
- Resultados y desempeño: presenta una evaluación detallada del desempeño de la empresa u organización. Esto puede incluir métricas financieras, como ingresos, costos, márgenes de ganancia, así como indicadores operativos, de ventas o de satisfacción del cliente, entre otros.
Cómo se elabora un informe de gestión
Antes de empezar
Como todo documento interno, preparar un informe de gestión efectivo requiere tiempo, atención al detalle y un enfoque estructurado.
Antes de comenzar es importante tener claro el propósito del informe y a quién va destinado: ¿a los accionistas, a la alta dirección, a los empleados o a otros stakeholders? Estas son algunas de las cuestiones que deberemos resolver antes de ponernos manos a la obra.
Reunir todos los datos
Una de las labores que puede resultar más tediosas, pero que es crucial, será reunir todos los datos y métricas relevantes necesarios para respaldar la información que se incluirá en el informe.
Esto puede incluir estados financieros, informes de ventas, datos de recursos humanos y cualquier otro dato relevante para la empresa.
Estilo y redacción
Otro punto a tener en cuenta es decidir el formato, el estilo de redacción y la inclusión de gráficos, tablas y otros elementos visuales. Siempre es importante y recomendable usar un lenguaje sencillo y evitar jergas o tecnicismos innecesarios. En lo posible, hay que citar las fuentes de datos y desarrollar las explicaciones cuando sea necesario.
Hitos y desafíos
Defender un informe de gestión implica destacar los logros significativos que se alcanzaron durante el período informado. También se pueden reseñar los desafíos y obstáculos enfrentados y cómo se abordaron para logar el éxito. La transparencia en la presentación de desafíos y no caer en "heroicidades" transmitirá una perspectiva realista y comprensible de la situación.
Desde MÁSMÓVIL esperamos haberte ayudado a entender qué es un informe de gestión y cómo se elabora. Como has visto, si está bien preparado es una herramienta esencial para cualquier empresa u organización ya que ayuda a tomar decisiones y a planificar estrategias futuras.
