En el día a día de cualquier negocio se concatenan una serie de actividades: atención al cliente, planificación y coordinación, mantenimiento de suministros… Y a la hora de dirigir una empresa la gestión de procesos o BPM es una pieza fundamental: en este post te contamos todo lo que debes saber.
Qué es la Gestión de procesos de negocios (BPM)
La gestión por procesos de negocio, conocida también como BPM (Business Process Management), es una metodología que permite identificar, analizar, optimizar y automatizar los procesos clave en un negocio. Su objetivo es dotar de una estructura que te ayude a comprender cómo se hacen las cosas dentro de una organización y cómo pueden hacerse mejor.
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Y es el funcionamiento en una empresa suele asemejarse mucho a una cadena de montaje. Si una parte falla, todo el sistema se ralentiza o se rompe. Con BPM lo que se busca es que esa cadena siempre funcione con precisión y pueda mejorarse constantemente.
Una mala gestión de procesos de negocios puede llevar a cuellos de botella, errores repetidos, pérdida de tiempo, costes innecesarios y clientes descontentos. En cambio, una buena gestión por procesos puede marcar la diferencia entre una empresa que sobrevive y una que escala. En definitiva, la BPM ayuda a tomar el control de cómo funciona tu empresa para optimizar su funcionamiento.
¿Cómo aplicar la BPM a negocios?
Hablar de BPM en los negocios es un cambio de mentalidad y en cómo se enfoca la organización. Aplicar la gestión por procesos de negocio implica que sigas una serie de pasos que ayudarán a que los procesos sean más eficientes, repetibles y medibles:
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- El primer paso es identificar los procesos clave de la empresa ya que no todos tienen el mismo impacto en los resultados. Por ejemplo, un proceso crítico podría ser la atención al cliente en una tienda online o la gestión de proveedores en una empresa de producción.
- Una vez identificados se deben mapear y analizar. Para ello debes detallar cada paso, cada actor involucrado y cada sistema que se usa. Este mapeo ayuda a visualizar cómo fluye el trabajo y dónde están los posibles cuellos de botella o tareas innecesarias, y puede servir para descubrir redundancias que nadie había notado o tareas que no aportan valor.
- El siguiente paso es optimizar. Esto puede significar eliminar pasos inútiles, automatizar tareas repetitivas, reasignar responsabilidades o integrar mejor los sistemas informáticos. Por ejemplo, si un empleado tiene que copiar datos manualmente de un programa a otro, se puede automatizar ese proceso.
- Después se pasa a la implementación. Aquí es donde la tecnología puede jugar un papel importante. Hay muchas herramientas de BPM que permiten automatizar flujos de trabajo, hacer seguimiento en tiempo real o generar informes automáticos.
- Por último, una parte muy importante en la gestión de procesos de negocios: el seguimiento y mejora continua. La gestión de procesos de negocios es un ciclo que se repite. Y por ello, los procesos deben medirse con indicadores claros, revisarse periódicamente y ajustarse cada vez que cambien las condiciones del negocio.
Desde MASMOVIL NEGOCIOS esperamos haberte ayudado a la hora de saber qué es la gestión de procesos o BPM y cómo funciona esta metodología para aplicarla de forma efectiva en tu negocio.
