Estamos en pleno verano y eso significa cierta locura en muchas empresas, con idas y venidas de vacaciones y con compañeros que cubren a otros en sus tareas. Esto requiere una buena organización ya que lo contrario, las consecuencias pueden ser muy negativas tanto para la empresa, como para el compañero que te cubre, como para ti que estás de vacaciones. Realizar un buen backup vacacional es vital para que todo vaya como la seda durante nuestro descanso.
Hay que recordar que nuestras vacaciones son merecidas y deberíamos poder desconectar del trabajo hasta el mismo día de nuestra vuelta. Sin embargo, resulta muy difícil conseguirlo para muchas personas y eso depende muchas veces de realizar los deberes, cuando sabemos que un compañero va a cubrirnos durante esos días de descanso.
El denominado backup vacacional puede definirse como ese trabajo previo que deja todo listo durante nuestra ausencia en vacaciones. Es importante para nosotros, ya que minimizará el riesgo de recibir llamadas de trabajo durante las vacaciones. También supone un alivio para el compañero que nos va a cubrir, ya que tendrá todo lo necesario para realizar las tareas correctamente y minimizaremos su riesgo de sufrir estrés y una presión innecesaria. Por último, es la empresa la que agradecerá esta organización previa con le fin de que toda la cadena siga funcionando correctamente. Por ese motivo, vamos a echar un vistazo a los consejos más importantes que debemos tener en cuenta para preparar nuestro el backup antes de las vacaciones.
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Los días previos a las vacaciones
Es importante que dediquemos los días previos a las vacaciones a intentar dejar las tareas más cercanas en el tiempo resueltas. Además, dentro de este trabajo puede ser importante dejar un documento escrito con todas las instrucciones, contraseñas y directrices que consideremos importantes para que nuestro compañero lo tenga en cuenta, y disponga de una guía de la que poder tirar.
La importancia de las copias de seguridad
Las copias de seguridad son más que importantes. Realizar un respaldo de nuestro correo de empresa y los documentos puede ser vital en caso de que algo vaya mal en nuestra ausencia. Si nuestra empresa cuenta con un responsable informático podemos organizarlo con él. Esta tarea se acentúa aún más si nuestro equipo de trabajo, es decir, nuestro ordenador, va a ser usado por el compañero que nos cubrirá.
Respuesta automática en el correo electrónico
Puede parecer algo banal pero es muy importante. Configurar una respuesta automática de ausencia en el correo es una forma de informar a otros compañeros del trabajo y a clientes, que estamos de vacaciones. De esta forma evitamos varios puntos negativos, entre ellos que nos puedan llamar al móvil al no contestar al correo. También evitaremos posibles enfados de aquellos contactos que puedan creer que no estamos contestando a sus correos por otro motivo.
Entre los datos a destacar en este correo de ausencia, se debe destacar nuestro día de regreso así como el correo ( y teléfono si procede) del compañero que nos está sustituyendo.
Resumen de lo pendiente
Muchas de nuestras tareas pueden quedar a medias antes de marcharnos y podremos retomarlas al volver. Por eso es importante realizar una lista con el estado de todas ellas. De esta forma, cuando regresemos podremos conectar rápidamente y volver a engancharnos al trabajo de manera más sencilla.
Desconectar y disfrutar
Si cumplimos con todo lo anterior, es posible que logremos olvidar el trabajo durante nuestras vacaciones. Es lo ideal y lo que debemos hacer para volver con la energía necesaria. Ya sea una semana, una quincena, incluso más o menos días, siempre será vital que el backup vacacional quede perfectamente listo.
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