Una relación laboral entre un empleado y una empresa es un acuerdo en firme donde el primer se compromete a realizar una serie de servicios o tareas por un sueldo pactado previamente. No obstante, en muchas ocasiones surgen gastos extra dedicados de la actividad profesional y que se incluyen en las denominadas “dietas laborales”.
Cuando se viaja por trabajo, es importante conocer la política de la empresa en materia de dietas. Es algo que evitará problemas a largo plazo y que permite eliminar cualquier gasto superfluo que pueda generarse. Tanto la empresa como el empleado se beneficiarán de conocer en detalle hasta donde llegan las dietas en conceptos como las comidas o el desplazamiento.
Por ese motivo, hoy hemos querido dedicar este post a saber qué son las dietas exactamente y cómo se calculan. Hay que tener en cuenta que no todo el mundo puede percibir dietas laborales y que para optar a ellas se deben cumplir una serie de requisitos.
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Qué son las dietas laborales
Las dietas son un pago que se otorga a un empleado cuando éste se encuentra de viaje por motivos de trabajo. Es una cobertura económica que cubre las necesidades alimenticias del empleado durante su estancia fuera de casa. El objetivo principal es que el empleado no tenga que incurrir en ningún gasto adicional que tenga que pagar de su bolsillo, por el desempeño de su actividad profesional.
Los gastos cubiertos por las dietas son generalmente los siguientes, aunque cada convenio colectivo podrá reflejar los que mejor se adapten a cada actividad laboral.
- Gastos de transporte: todos los gastos relativos a desplazamientos en taxi, tren, transporte público o avión, pueden ser cubiertos por las dietas laborales.
- Gastos de alojamiento: son los gastos relativos a la estancia en hoteles o similar que deba realzar el trabajador cuando está fuera de su domicilio por motivos laborales.
- Gastos de alimentación: en este caso se compensan los gastos de comidas, cenas o desayunos.
Como decimos, el Convenio Colectivo o la normativa interna de la empresa deberían reflejar el derecho a la sufragación de estos gastos en forma de dietas. No obstante, es posible que en algunos casos no sea así. Cuando esto ocurre, los trabajadores suelen adelantar los gastos y los presentan posteriormente a al empresa para que les sea devuelto el importe.
Hay que tener en cuenta también el artículo 40 (punto 6) del Estatuto de los trabajadores contempla la obligatoriedad de compensar con dietas los desplazamientos temporales:
Por razones económicas, técnicas, organizativas o de producción, o bien por contrataciones referidas a la actividad empresarial, la empresa podrá efectuar desplazamientos temporales de sus trabajadores que exijan que estos residan en población distinta de la de su domicilio habitual, abonando, además de los salarios, los gastos de viaje y las dietas.
Es importante tener en cuenta que estas dietas sólo se aplican cuando los empleados viajan por motivos profesionales. Si viajan por motivos personales, no tienen derecho al reembolso de dietas.
Cómo se pagan/cobran las dietas
Hay varias formas de reembolsar las dietas a los empleados. La primera es ofrecer una dieta diaria fija. Se trata de una cantidad fija que se paga por cada día que están de viaje. La segunda es reembolsarles en función de los gastos reales. Esto significa que tendrá que deberán llevar un registro de todos los recibos y presentarlos para que se los reembolsen.
La tercera opción es una combinación de ambas, que es lo que hacen la mayoría de las empresas. Dan a sus empleados una dieta diaria fija y luego les reembolsan los gastos adicionales en que incurran. Sea cual sea el método elegido, es importante asegurarse de tener clara la política antes de que los empleados salgan de viaje para evitar sorpresas y malentendidos.
A la hora de reflejarlo en la nómina y aunque no forme parte de su salario, podremos incluir una sección de “devengos” con el concepto de “percepciones no salariales” Si las dietas totales incluyendo alojamiento y comidas no superan los 53,34 euros en territorio español o los 91,35€ en el extranjero, estarán exentas de pagar el IRPF. Si no hay pernota, estas cantidades bajan hasta los 26,67€ en España y los 48.08€ en el extranjero.
En MÁSMÓVIL Negocios esperamos haberte ayudado una vez más. Ahora que ya conoces cómo funcionan las dietas, es importante dejar claro a los trabajadores el procedimiento correcto para poder cubrir estos gastos.
