Una de las cosas más básicas que todo negocio debe saber es cómo hacer un presupuesto efectivo para sus clientes. Igual que te hemos enseñado cómo hacer un plan operativo efectivo para tu empresa, junto con otros recursos con los que expandir tu negocio, vamos a ver cómo elaborar este documento de forma adecuada.
Tipos de presupuestos
Un presupuesto es un plan financiero detallado que estima los servicios que ofrecerás a tu cliente.
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Antes de explicarte cómo hacer un presupuesto para un cliente, vamos a ver los tipos que hay:
- Presupuesto de servicios: este tipo de presupuesto es utilizado por autónomos y empresas que ofrecen servicios específicos, como consultoría, diseño gráfico, mantenimiento, marketing... Debe incluir una una descripción detallada de los servicios que se van a prestar, el coste de cada uno, y los plazos de entrega.
- Presupuesto de obra o proyecto: este presupuesto se utiliza para proyectos más grandes y complejos, como construcción, reformas o cualquier obra física que implique múltiples etapas. Por ejemplo, si vas a hacer una reforma en un hogar particular. En este tipo de presupuestos de debe detallar cada parte del proyecto, los materiales, la mano de obra, los tiempos estimados y los costes asociados.
- Presupuesto de material y equipamiento: muy común cuando un autónomo vende productos o materiales además de ofrecer servicios. Este tipo de presupuestos incluirá una lista detallada de los materiales o equipos necesarios para llevar a cabo el servicio solicitado y sus respectivos costes.
- Presupuesto de mantenimiento: si tienes un negocio de mantenimiento (ya sea de edificios, maquinaria, informático…) este es el presupuesto más habitual. En él se detallará el coste del servicio de mantenimiento periódico y soporte técnico si lo hubiera. También especifica las tareas a realizar durante un periodo determinado (mensual, trimestral, anual).
- Presupuesto de consultoría: si ofreces servicios de consultoría (financiera, legal, tecnológica…) tendrás que utilizar este tipo de presupuestos basados en la cantidad de horas o días dedicados al cliente.
- Presupuesto de paquetes o planes: el presupuesto típico en servicios como marketing digital, diseño gráfico, desarrollo de software y otras áreas en las que se pueden ofrecer diferentes niveles de servicio. A través de diferentes planes, con precios que varían, se ofrecen más o menos servicios.
- Presupuesto de proyecto cerrado: en este modelo, el autónomo acuerda con el cliente un precio fijo por todo el proyecto, independientemente del tiempo que tarde en completarlo. Y es otro de los más habituales.
Independientemente del presupuesto que necesites, todos tienen un punto en común: se ofrece un producto o servicio a cambio de una retribución económica.
Cómo hacer un presupuesto paso a paso
Si quieres saber cómo hacer un presupuesto para un cliente o un proyecto, has de tener claros tus objetivos. Esto te ayudará a establecer la base de tu presupuesto.
Comunicación abierta
Además debes tener claro lo que necesita tu cliente. Por ello, antes de hacer un presupuesto has de tener una comunicación abierta y fluida, que te permita obtener toda la información relevante para realizar una oferta precisa.
Para ello, pregunta por los objetivos del cliente, alcance del proyecto, plazos y fechas límite si los hubiera, expectativas y presupuesto disponible si el cliente ya tenía una cifra en mente.
Define lo que ofreces
Una vez que tengas clara la información del cliente, debes definir con precisión qué es lo que vas a ofrecer. Para ello, has de hacer una descripción detallada de los productos o servicios, explicando el tiempo esperado de entrega, recursos necesarios y, si fuera necesario, el personal necesario.
Es importante la especificidad en la descripción de lo que se entregará. De esta manera, el cliente sabrá exactamente lo que obtendrá, lo que ayuda a gestionar sus expectativas y evita malentendidos futuros.
Calcula los costes
Por último, debes de calcular los costes. Esto incluye costes directos, indirectos y margen de beneficio para que, una vez calcules todo con detalle, puedas ofrecer un presupuesto justo para ambas partes.
Cumple lo que ofreces
Recuerda que un presupuesto no tiene validez legal, y hasta que no factures no habrá un documento oficial al respecto (la factura). Pero si cumples con lo que prometes en tu presupuesto, el cliente volverá a ti seguramente.
Ejemplo de presupuesto: lo que no debe faltar
Una vez que tienes claros los detalles y los costes, es hora de plasmar toda esa información en un documento formal. El presupuesto debe seguir una estructura clara y profesional.
Y para ello no pueden faltar los siguientes datos:
- Datos del cliente y de tu empresa
- Descripción del servicio o producto
- Coste desglosado
- Plazos de entrega
- Términos y condiciones
- Validez del presupuesto
Respecto a cómo presentarás el presupuesto, puedes enviarlo por correo electrónico, pero lo ideal sería explicarlo personalmente o a través de una videollamada para despejar cualquier duda que pudiera surgir.
Desde MASMOVIL NEGOCIOS esperamos haberte ayudado a la hora de saber cómo hacer un presupuesto a un cliente para que consigas cumplir con tus metas y objetivos.
