Existen todo tipo de métodos para organizar equipos de trabajo. Ya hemos hablado de algunos muy conocidos, y hoy analizamos Kanban, una metodología que deberías implementar en tu negocio, sea del tipo de que sea: descubre qué es y cómo aplicarlo en tus proyectos.
¿Qué es Kanban?
Kanban es un sistema visual de gestión de tareas diseñado para optimizar los flujos de trabajo. Su origen se remonta a los años 50 en Toyota, cuando la compañía lo implementó como parte de su proceso de producción para mejorar la eficiencia.
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El término Kanban proviene del japonés y significa "señal visual" o "tarjeta", y refleja justo el funcionamiento de esta metodología. Kanban utiliza un tablero en el que se colocan las tareas por hacer, y que se separan en fases o columnas. Por ejemplo, una columna llamada Por hacer en la que se ponen las tareas pendientes. Una segunda columna llamada Trabajando y que te permitirá controlar las tareas que están en proceso. Y una tercera columna llamada Finalizado, y que indica las tarea que ya se han completado.
Con este sistema se consigue gestionar muy bien el flujo de trabajo, identificando cuellos de botella, controlando las tareas activas y haciendo que todo tu equipo comprenda el estado del proyecto. Además, este sistema no exige un cambio radical en los procesos existentes, por lo que es tremendamente flexible y aplicable a todo tipo de entornos. Dada su simplicidad y su eficiencia, las mejores herramientas para organizar el trabajo suelen seguir el método Kanban, como Trello, Jira o Asana.
Cómo aplicar el método Kanban
Para aplicar el método el sistema Kanban en tu negocio, solo necesitas un tablero Kanban, que se divide en columnas que representan las diferentes etapas del flujo de trabajo.
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Habitualmente se usan las tres que hemos indicado antes:
- Por hacer: tareas que necesitan ser realizadas.
- En progreso: tareas en las que el equipo está trabajando actualmente.
- Hecho: tareas completadas.
En la primera columna estarán todas las tareas pendientes en un proyecto, tanto las de mayor importancia como las menores. Además, es importante organizar el orden para que en la parte superior están las prioritarias. Si por ejemplo hay que diseñar una página web y escribir los contenidos, además de elegir un logo y contactar con proveedores, habrá que elegir la prioridad de cada tarea para organizar la primera columna.
En la segunda columna se irán incorporando las tareas que se inicien, que pasarán a eliminarse de la primera columna. Así se podrá controlar en tiempo real y en pocos segundos el estado de este equipo de trabajo.
Por último, a medida que se vayan completando las tareas, se pasan a la última columna.
Ejemplo de aplicación de Kanban
Supongamos que tienes un proyecto de marketing en el que hay que preparar una campaña publicitaria. Para ello, se ha de desarrollar una estrategia de contenidos, redactar textos, crear imágenes y publicarlos en redes sociales.
Usando el método Kanban, estableceríamos en la primera columna las tareas. En este caso lo más importante es desarrollar la estrategia de contenidos, para después redactar los textos, crear imágenes (ambos podrían equipararse en importancia) y por último publicarlos en rede sociales.
Lo primero que se haría es la estrategia de contenidos. Este proceso pasaría la tarea a la segunda columna. Una vez finalizada, pasaría a la tercera columna.
Además, se habrá establecido las bases para la redacción de contenidos y la creación de imágenes. En el momento en el que los equipos correspondientes se pongan manos a la obra, estas tareas pasarían a la segunda columna.
Finalmente, una vez se tenga todo el contenido y fotos, estas tareas pasarán a la última columna mientras que, en el momento en el que se inicie la campaña en redes sociales, esta tarea pasa a la segunda columna hasta que finalice.
Desde MASMOVIL NEGOCIOS esperamos haberte ayudado a entender el método Kanban y cómo puede ayudarte a mejorar el flujo de trabajo en tu negocio. Aplica esta metodología y aumentarás tu productividad.
