A la hora de dirigir las operaciones de un proyecto o negocio, contamos con diferentes metodologías de trabajo con los que mejorar la productividad y efectividad. Y uno de los más populares es el ciclo PDCA: descubre qué es, cuáles son las diferentes etapas que tiene este método y cómo aplicarlo en tus operaciones diarias de forma efectiva.
Qué es el ciclo PDCA
El ciclo PDCA, o Plan-Do-Check-Act, es una metodología de trabajo basada en la mejora continua, y que es utilizado para optimizar procesos, aumentar la eficiencia y solucionar problemas dentro de las empresas.
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Este modelo tiene muchas ventajas, ya que permite ajustar y perfeccionar procesos de forma constante, además de que se puede aplicar a todo tipo de modelos de negocios.
A través de su sistema de etapas o ciclos, esta metodología apuesta por un enfoque lógico y que permite identificar y solucionar problemas de todo tipo. Por ejemplo, sirve para identificar problemas antes de que se conviertan en una crisis de negocio, o ayuda a mejorar productos y servicios.
Etapas del ciclo PDCA
El ciclo PDCA, también conocido como ciclo de Deming, se basa en cuatro fases principales.
Plan
La primera etapa consiste en analizar la situación actual para identificar problemas, oportunidades o áreas de mejora. Durante esta fase, debes recopilar toda la información posible del problema u oportunidad. Para ello, haz un diagnóstico de la situación establece objetivos claros y medibles.
Un ejemplo de primera etapa del ciclo PDCA lo podemos ver en un restaurante que tiene muchas quejas por los tiempos de espera. En esta etapa de planificación, el equipo debe analizar el tiempo que se tarda en atender al cliente en búsqueda de cuellos de botella en la cocina y definir el objetivo de reducir los tiempos en un 30 % en dos meses.
Do
En esta etapa se implementan las acciones planificadas. Es fundamental que las actividades se lleven a cabo de manera controlada y se documenten los resultados obtenidos para facilitar la evaluación posterior.
Para ello, debes capacitar al personal para una correcta ejecución y documentar cada paso del nuevo proceso, además de hacer un seguimiento cercano para garantizar que el plan se aplique adecuadamente.
Volviendo al ejemplo del restaurante, en la etapa Do del ciclo PDCA buscaría implementar un nuevo sistema digital para gestionar pedidos en la cocina, lo que permite priorizar platos según el tiempo estimado de preparación.
Check
En esta etapa del ciclo PDCA se evaluarán los resultados, para comprobar si han tenido el impacto necesario o hay que hacer ajustes. De ahí que fuera tan importante recopilar datos en la anterior etapa.
En el ejemplo del restaurante, tras implementar el nuevo sistema de pagos lo han estudiado durante un mes. Y han visto que el modelo mejora, pero los tiempos de espera siguen siendo un problema en picos de alta demanda.
Act
En la cuarta etapa del ciclo PDCA se toman decisiones en función de los resultados de la anterior etapa. Si no se han alcanzado las metas, habrá que hacer ajustes. En el caso de que se hayan alcanzado, solo hay que estandarizar los cambios realizados.
En el ejemplo del restaurante, tras ver que los tiempos mejoran, pero no es suficiente, deciden contratar personal adicional los fines de semana, que es cuando hay una mayor demanda. Ahora, deberán repetir todo el ciclo PDCA hasta solucionar por completo el problema.
Como verás, el ciclo PDCA es muy sencillo de aplicar. Y considerando la versatilidad que ofrece, te invitamos a probarla en tu negocio, ya que es mucho más efectiva de lo que pueda parecer.
Desde MASMOVIL NEGOCIOS esperamos haberte ayudado a entender qué es el ciclo PDCA, cuáles son las diferentes etapas y cómo implementar este sistema en tu negocio de forma efectiva.
