La gestión de un negocio es como un gran engranaje compuesto por muchos procesos que deben funcionar perfectamente. Además, cuentas con todo tipo de herramientas para optimizar estos procesos y mejorar la productividad general. Aunque, con frecuencia, aparece una cuestión que genera muchas dudas entre emprendedores: ¿conviene más externalizar procesos o mantenerlos internamente?
Una decisión que no es nada fácil, ya que tiene implicaciones relacionadas con la eficiencia, los costes y el rendimiento general del negocio. Así que vamos a explicarte qué es externalizar procesos, su definición precisa y cuándo puede ser la mejor opción para tu empresa.
Qué es externalizar en un negocio
La externalización de una empresa consiste en delegar determinadas funciones o actividades internas a empresas externas especializadas en esos campos.
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Es lo que en inglés se conoce como outsourcing, una práctica habitual que muchas empresas adoptan para centrarse mejor en su actividad principal, ahorrar costes o acceder a tecnología y conocimiento avanzado sin tener que desarrollarlos desde cero.
Así que podemos resumirlo como la transferencia de tareas o funciones específicas desde dentro de una empresa hacia fuera, buscando aumentar la eficacia operativa y reducir costes. Las áreas más comúnmente externalizadas suelen ser recursos humanos, atención al cliente, contabilidad, informática, marketing digital, logística y producción.
Externalizar procesos no significa necesariamente que pierdas el control sobre esas tareas, pero vas a delegar su ejecución a expertos externos que te ofrecen garantías de calidad y efectividad, permitiendo que tu equipo se enfoque en aquello en lo que realmente destaca tu negocio.
¿Qué es mejor, externalizar procesos o mantenerlos?
Ambas opciones tienen sus ventajas y desventajas. Además, la respuesta dependerá de múltiples factores, como el tamaño de tu empresa, el tipo de actividad, tus objetivos estratégicos y tus recursos financieros.
Si tu empresa está comenzando y aún no tienes un equipo suficientemente especializado, externalizar procesos puede ser una excelente opción. Esta decisión te permite reducir costes fijos, como salarios y gastos en formación o infraestructura tecnológica, además de acceder a servicios de expertos con amplia experiencia y conocimientos actualizados.
Por ejemplo, externalizar servicios como el marketing digital te dará acceso a profesionales que conocen a fondo las últimas tendencias y herramientas del mercado.
Y se traducirá en una ventaja clara frente a la contratación interna, especialmente si tu empresa es pequeña o mediana y no puede permitirse mantener una plantilla amplia o especializada. Para dar los primeros pasos te puedes encargar tú, pero más pronto que tarde necesitarás a un especialista en marketing para que tu marca siga creciendo.
Eso sí, ten en cuenta que externalizar no siempre es la mejor solución. Sin ir más lejos, mantener procesos internos tiene ventajas claras, especialmente en áreas muy importantes para la identidad o la ventaja competitiva de tu negocio. Tú conoces mejor que nadie tu negocio, y hay apartados que es mejor que estén bajo tu control.
Para decidir si externalizar procesos o mantenerlos dentro, ten en cuenta aspectos fundamentales como el coste-beneficio.
Debes analizar cuidadosamente si externalizar realmente te generará ahorro de costes a largo plazo y mejorará de forma notable tu rendimiento. Además, ten en cuenta la calidad que obtendrás, comparando la experiencia de los proveedores externos frente a tu capacidad interna.
Y ten en cuenta la confidencialidad. Si la tarea o el proceso incluye información muy sensible o confidencial, quizás mantenerlo interno sea más seguro. Aunque es cierto que muchos proveedores de externalización cuentan con políticas estrictas de seguridad, siempre existe un riesgo inherente a compartir información con terceros.
Desde MASMOVIL NEGOCIOS esperamos haberte ayudado a la hora de comprender si es mejor externalizar procesos o mantenerlos de forma interna para que tu negocio funcione mejor que nunca.
